Självgående men aldrig ensam! En sånt administrativt ledningsstöd söker vi nu till ett av Trafikverkets största program. En spännande utvecklingsresa för dig och en bättre tågresa för Sverige!

Ostlänken - ny dubbelspårig järnväg mellan Stockholm och Linköping, är i ett expansivt och spännande skede. Vi har under flera år arbetat med projektering, på flera håll gör vi det fortfarande och i vissa delar övergår vi inom kort till produktion. Den norra projektenheten befinner sig i produktion och dit söker vi nu ett administrativt ledningsstöd som kan ge service till projekten.

Det här är en spännande chans att vara med och sätta fotavtryck i en viktig del av svensk infrastruktur. När vi är klara ska du kunna åka tåg i 250 km/h från Stockholm till Linköping. Program Ostlänken består av flera projekt och du kommer att arbeta i projektenheten Södertälje-Trosa

Rollen som administrativt ledningsstöd innebär att ge ett kvalificerat administrativt stöd till enhetschefen och projekten i de norra delarna av Ostlänken samt programorganisationen i sin helhet. Enheten befinner sig i en expansionsfas och du kommer att stötta i att få både nya medarbetare och effektiva arbetssätt och rutiner på plats under flera år framöver.

Som administrativt ledningsstöd kommer du att vara en nyckelspelare i att stödja enheten och projektens framdrift och produktion. Du kommer att introducera nya medarbetare i programmet, samordna och hantera administrativa säkerhetsfrågor, hantera samt stötta i diarieföring och ärendehantering. Du kommer också stötta i anordningen av utbildningar/workshops och i samordningen av interna och externa kontakter. Exempel på andra uppgifter är att planera möten, hantera fakturor, göra presentationsmaterial, göra beställningar, boka resor och delegeringar. Du kommer även att ha ansvar för fastighetsfrågor samt vissa teknikfrågor tex kontorsplatser och teknik till dessa på vårat Södertäljekontor. Du kommer även att vara kontaktperson för beställda servicetjänster på kontoret samt förbrukningsmaterial som behövs i projekten.

Jag som kommer att bli din chef heter Joachim Gillow. Jag söker dig som har driv och "knyck i steget" - det vill säga framåtanda och vilja att hänga med på vår spännande resa. I rollen är du självgående men aldrig ensam, för du är också en lagspelare som alltid ser till helhetens bästa och ditt arbete utmärks av din goda kommunikations och serviceförmåga. Du kommer vara beroende av många andra men de kommer också vara beroende av dig, så att du är strukturerad och har god problemlösningsförmåga är viktigt. Jag är mån om att fira våra framgångar, det kommer du att bli engagerad i.

Vem är du?

Vi söker dig som är initiativtagande och självständigt ser vad som behöver göras och agerar därefter. Du har också en god förmåga att planera och strukturera arbetet vilket gör att du är bra på att leverera resultat. Du har ett helhetstänk och skapar utifrån detta genomförbara planer för ditt arbete på kort och lång sikt. Vidare så är du serviceinriktad med god samarbetsförmåga, är nyfiken på att lära dig nya saker och har en god kommunikationsförmåga.

Vi söker dig som

• har avslutad gymnasieexamen, eftergymnasial utbildning inom administration eller ekonomi alternativt annan motsvarande och relevant erfarenhet som vi bedömer som likvärdig
• har aktuell och flerårig erfarenhet av arbete som administrativt ledningsstöd i större projekt
• har arbetserfarenhet av att utveckla arbetssätt och rutiner som på ett proaktivt sätt förbättrar verksamheten
• har goda kunskaper i MS Officepaketet
• kan uttrycka dig väl i tal och skrift på svenska och engelska

Det är meriterande om du

• har arbetat projektnära som administratör
• har erfarenhet av serviceyrken
• har arbetat som chefsassistent

För att undvika att du missar viktig information om din ansökan behöver du se till att hålla dig uppdaterad via "Min karriärsida"! Vi använder främst mail (från mejladress: noreply@heroma.se) för att göra utskick och kallelser. Kolla din inkorg och även skräppost/SPAM regelbundet under denna tid för att vara säker på att du får all information från oss! Du kan med fördel även lägga till den mejladressen i dina mejlkontakter.

I denna rekrytering används webbaserade tester som en del i urvalet.

Önskar du att arbeta delvis på distans? I den här tjänsten kan det finnas möjlighet att arbeta hemifrån upp till 40 procent av din arbetstid.

#LI-Hybrid

De frågor som du får besvara när du skickar in din ansökan kommer att ligga till grund för det första urvalet vi gör. Om det inte står något annat i annonsen vill vi att du bifogar ditt CV. Vi har slutat begära in personligt brev eftersom vi inte har med det som del av urvalsunderlaget. Om du har skyddade personuppgifter ska du kontakta ansvarig chef för rekryteringen så att din ansökan blir hanterad enligt särskilda rutiner. Du hittar namn och kontaktuppgifter till chefen i annonsen.

Inom Stora projekt leder vi flera av Trafikverkets allra största investeringsprojekt . Vi arbetar med helheten - från planläggning och byggnation till färdig väg eller järnväg. Hela tiden med fokus på smarta lösningar och effektiv projektledning. Hos oss arbetar du med kollegor och olika intressenter, alla med sina kunskaper och erfarenheter, för att skapa hållbara transportlösningar.

På Trafikverket jobbar vi med att göra Sverige närmare. Vi tror på att en förening av olika erfarenheter, bakgrunder och perspektiv är den bästa grunden för att bygga en arbetsplats fri från diskriminering och en miljö där alla trivs och gör sitt bästa. Vi tror på mångfald där den gemensamma nämnaren är pålitlighet, engagemang och mod. För det är så vi bäst representerar vårt samhälle.

Din ansökan ska ha inkommit senast 2025-04-28

Utannonserat: 2025-04-07T15:47:45

Organisation: Stora projekt

Rekryterande enhet: Södertälje/Trosa

Befattning: Administrativt ledningsstöd Ostlänken enhet Södertälje-Trosa

Ort:Södertälje

Ref nr: 16:2025:110